Trámites para estudio o trabajo en el exterior

Tenga en cuenta que es importante verificar esta información con el Ministerio de Educación Nacional y el Ministerio de Relaciones Exteriores, pues constantemente realizan cambios en sus procesos, que son ajenos a la Institución.

Legalización o apostille de documentos

Los documentos que comúnmente son solicitados para estudio o trabajo en el exterior son los siguientes:

  • Diploma de grado
  • Acta de grado
  • Hoja de vida o historial académico (contiene notas, promedio acumulado y materias cursadas)
  • Certificado de notas
  • Contenido programático

Tanto el diploma como el Acta de Grado son documentos certificados por el Ministerio de Educación Nacional y tal cual como son entregados por la Universidad pueden llevarse al Ministerio para el trámite necesario, sin problema. Sin embargo, otros documentos como los certificados de notas, el historial académico o los contenidos programáticos deben primero autenticarse (reconocimiento de firma) en la Notaria 21 de Holguines Trade Center, ubicada en la carrera 100 # 11-60, teléfono (57) 2 331 7330, donde se encuentra registrada la firma del Rector, el secretario general y los vicerrectores de la Universidad.

El Ministerio de Relaciones Exteriores se encarga de legalizar o apostillar los documentos requisito para sus estudios en el exterior, tales como diplomas, actas de grado, hoja de vida académica, contenidos programáticos, etc. El trámite puede hacerse en línea a través de la página del Ministerio de Relaciones Exteriores en la sección trámites y servicios, y el tiempo máximo de respuesta es de tres días hábiles.

Usted mismo puede realizar el trámite las 24 horas del día, todos los días de la semana, no requiere intermediarios, cita previa, ni acudir a las instalaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá. Haga uso de la opción “Realice aquí su trámite de apostilla y legalización en línea’’. Para realizarlo, antes debe digitalizar la totalidad de sus documentos en archivos separados utilizando un escáner, y almacenarlos en un archivo en formato PDF que no supere los 11 MB. 

Los documentos cuyo destino sea alguno de los países que pertenecen al Convenio de la Haya se apostillan, y aquellos cuyo destino sea distinto a los países que pertenecen a este convenio se legalizan.

 

Es importante resaltar que el trámite de legalizar implica dos acciones adicionales que debe realizar la persona para que los documentos tengan la validez correspondiente. Una vez se realiza el procedimiento en el Ministerio de Relaciones Exteriores, debe proceder con los siguientes pasos:

  1. Los documentos legalizados se deben presentar en la embajada o el consulado en Colombia, del país en dónde adelantará sus estudios.
  2. Una vez llegue al país donde adelantara sus estudios, debe presentar los documentos en el Ministerio de Relaciones Exteriores de este país.

Costos:

Colombia:

Apostilla: $31.000
Legalización: $21.000

Europa:

7 Euros

E.E.U.U y el resto del mundo:

Apostilla: USD $10
Legalización: USD $9


Pasos del trámite:
 
1. Todos los documentos deben contener la firma manuscrita de un servidor público del Ministerio de Educación Nacional, en ejercicio de sus funciones, acompañada del nombre y cargo por él desempeñado. Firma que debe encontrarse registrada en la base de datos de este Ministerio.

Verifique los requisitos que debe reunir el documento para apostillar y/o legalizar; estos varían de acuerdo con el tipo de documento. Ingrese a la sección de requisitos de apostilla o legalización para ver toda la información.

Documentos de educación superior Requisitos y avalado por
  • Certificados de estudio de instituciones de educación superior.
  • Diplomas
  • Actas de grado
  • Diplomas de honor
  • Constancias de estudio
  • Constancias de matrícula.
  • Constancia existencia establecimiento educativo
  • Certificado de programa
  • Programas académicos
  • Contenidos programáticos y planes de estudio
Certificación expedida en línea, por el Ministerio de Educación Nacional, la cual se solicita aquí previo a realizar el trámite con Ministerio de Relaciones Exteriores, opción 'Radicar Trámite', diligenciando toda la información solicitada y adjuntando el documento de educación superior que desee posteriormente legalizar o apostillar, en formato PDF.
 
Revise aquí la ruta para adelantar la solicitud correctamente y agilizar la legalización de su documento para posterior apostille o legalización en la Cancillería, se recomienda usar el navegador Mozilla Firefox para un mejor rendimiento.

2. Escanee el documento que ha de ser apostillado o legalizado y asegúrese de que esté completo y legible por ambas caras, según el caso. El documento debe estar en formato PDF y no debe superar 11 megabytes de peso. Solo se expide una apostilla o legalización por documento.

3. Cargue aquí el archivo PDF, según el tipo de documento, haciendo clic en 'Haga su apostilla o legalización desde su casa u oficina'. Recuerde que por cada solicitud múltiple, solo puede cargar hasta 10 documentos, digitalizados en archivos independientes. En caso de no encontrar la opción que busca en la lista de documentos, elija 'Otros documentos'.

4. Revise en su correo electrónico el resultado del estudio de su documento y verifique que los datos estén correctos. El resultado del estudio también puede consultarlo en el aplicativo en la opción 'Consulte su trámite'. Recuerde que el tiempo máximo de respuesta es de tres días hábiles.

5.  Luego de revisar, pague el valor correspondiente al trámite que lleva a cabo. Después de realizar el pago no habrá lugar a corrección o devolución. El número para pagar se vence el mismo día. Si necesita reliquidarlo, ingrese al aplicativo y haga clic en la opción 'costos y pagos'.

6. Su apostilla o legalización llegará a su correo electrónico o puede ser consultada aquí.

7. Si desea solicitar nuevamente el trámite de su documento para apostilla o legalización, recuerde que este lo debe digitalizar una vez más en formato PDF. Una vez su solicitud haya sido aprobada, usted cuenta con 30 días para verificar los datos de su documento, solicitar corrección en caso de ser necesario y proceder con el pago generando una referencia única.

Importante:

Si los documentos van para un país de habla inglesa, la traducción se debe realizar después de la apostilla o legalización. Sin embargo, se recomienda averiguar primero en el país al cual se dirigen los documentos antes de realizarla, dado que en algunos, no es necesario traducirlos.

Homologación o equivalencia de título en los Estados Unidos

La Universidad Autónoma de Occidente recibió la Certificación Institucional por parte de International Education Consultingque indica que es reconocida como una institución donde sus programas académicos y sus correspondientes grados son equivalentes a los de una institución universitaria norteamericana acreditada. Recibir esta certificación, indica que la Autónoma de Occidente cumple con los 10 estándares de calidad de sus homólogas norteamericanas, entre los cuales se encuentran el nivel académico, la calidad administrativa, su modelo organizacional, los recursos y servicios.

La firma Intedco ha desarrollado y promovido conjuntamente con otras entidades gubernamentales en Estados Unidos estándares de calidad para la certificación de instituciones de educación superior de América Latina, con el objeto de hacerlas comparables a universidades acreditadas de los Estados Unidos.

El aspecto más importante de esta certificación es que a los títulos otorgados a los estudiantes de la Universidad Autónoma de Occidente, son reconocidos y válidos en los Estados Unidos y en consecuencia reconocidos globalmente.

El siguiente es el procedimiento que se debe seguir y los documentos que deben diligenciar los interesados en solicitar su homologación de títulos:

  • Diligenciar el formulario CEE-001.
  • Adjuntar copia del acta de grado (esta copia debe ser solicitada directamente al departamento de Registro Académico de la Universidad Autónoma de Occidente).
  • Adjuntar original del certificado de notas de toda la carrera expedido por el departamento de Registro Académico.
  • Adjuntar copia de la cédula de ciudadanía.
  • Adjuntar copia de la consignación por US$595 más US$ 50 de envió, realizada directamente a Intedco en USA.

El egresado debe enviar hacia los Estados Unidos los documentos por su cuenta. Sugerimos que sea por FedEx a la dirección en California indicada en la página web de Intedco.

Convalidación de títulos

La convalidación de títulos obtenidos en el exterior es el proceso de reconocimiento que el Ministerio de Educación Nacional efectúa sobre un título de educación superior otorgado por una institución legalmente autorizada en el país de origen. Este reconocimiento permite adquirir los mismos efectos académicos y legales en Colombia que tienen los títulos otorgados por las instituciones de educación superior colombianas.

La convalidación de los títulos de educación superior no es obligatoria en todos los casos, sin embargo, es común que la exijan en procesos de vinculación laboral y contractual, especialmente para trabajar en el sector público.

La convalidación es necesaria en los siguientes casos:

  • Cuando los títulos a convalidar corresponden a las carreras reguladas, los consejos profesionales la exigen para otorgar la tarjeta profesional.
  • Para las personas que desean trabajar en el sector público como contratistas o funcionarios públicos.
  • Para participar en licitaciones públicas.
  • Si estudiaste una licenciatura o eres profesor, la convalidación de tu título será requerida para ubicarte en el escalafón docente.

Los títulos que correspondan a un nivel de educación superior en el país de origen del título; estos deben ser de educación superior formal, deben estar culminados y debidamente apostillados o legalizados, así como traducidos al idioma español.

Las titulaciones más comunes son:

  • Técnicos y tecnólogos
  • Pregrados, bachelors, grados o licenciaturas
  • Maestrías y especialidades médicas
  • Doctorados

Consulte aquí los documentos generales a aportar si usted desea adelantar su solicitud de convalidación, de acuerdo con lo señalado en el artículo 3 de la Resolución 010687 de 2019. 

Las etapas del proceso de convalidación son las siguientes:

  1. Creación del usuario en el Sistema de Información de Convalidaciones de Educación Superior. Inicié el tramite aquí.
  2. Diligenciamiento del formulario y carga de los documentos.
  3. Análisis por parte del Ministerio de Educación Nacional.
  4. En los casos que corresponda se solicitará corregir el formulario o cargar los documentos pendientes.
  5. Revisión de la legalidad de la documentación.
  6. Verificación del criterio aplicable de convalidación: acreditación o reconocimiento, precedente administrativo o evaluación académica.
  7. Decisión mediante acto administrativo.
  8. Notificación al solicitante.

El valor que se paga por la convalidación de títulos de pregrado es de $643.400 pesos colombianos y para títulos de posgrado $731.200 pesos colombianos. Se puede realizar el pago por medio de PSE.

El proceso durará entre 60 a 180 días calendario, esto depende del criterio de convalidación por el cual sea procesada la solicitud, es decir:

  • Acreditación o reconocimiento de alta calidad: este proceso se hará en un periodo de hasta 60 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma.
  • Criterio de precedente administrativo: la implementación de este proceso se hará en un período de hasta 120 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma. Este es un nuevo criterio que permite, a partir del estudio de tres casos similares en un marco no mayor a cuatro años, definir un referente para la evaluación de los casos posteriores.
  • Criterio de evaluación académica: este proceso se hará en un periodo de hasta 180 días calendario, a partir del día hábil siguiente al reporte oficial del pago en la plataforma.

Importante:

Dentro de los requisitos para acceder al trámite de convalidación, se encuentra el requerimiento de traer ciertos documentos debidamente apostillados o legalizados, así como traducidos al idioma español.

Apostilla: es un sello que expiden los países que hacen parte del Convenio de la Haya, un acuerdo que facilita a los países reconocer la legalidad de los documentos para quienes pertenecen a este grupo.

Legalización por vía diplomática: es el proceso que se realiza cuando el título proviene de un país que no hace parte del Convenio de la Haya.

Traducción de documentos institucionales

La Universidad, a través de su Instituto de Idiomas, presta los servicios de traducción de documentos institucionales.

La traducción tiene un costo para el año 2020 de $16.000 por página, que deben ser cancelados en la Tesorería de la Universidad, una vez el Instituto de Idiomas le liquide el valor a pagar por el documento que requiere.

El tiempo de entrega de los certificados y constancias traducidas es de diez días hábiles.

Los certificados y constancias serán entregados personalmente; en caso de enviar a un representante, este debe presentar copia de la cédula de ciudadanía del solicitante y representante y una autorización por escrito firmada por el egresado. 

El Instituto de Idiomas se encuentra ubicado en el edificio Aulas 1, piso 2. Informes al PBX. 318 8000, exts. 12130 y 12140.

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