La Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Dirección de Gestión Humana y la Dirección Jurídica fueron las primeras dependencias de la Universidad en adoptar la firma electrónica como forma de identificación para los firmantes de documentos que requieren garantizar su validez jurídica, y que se convierte en un remplazo de la firma física.

Este mecanismo, que permite gestionar documentos de manera electrónica, garantizando la calidad y legalidad en las operaciones de la Universidad, tuvo el inicio de su implementación el pasado mes de mayo, y responde al reto de ser cada vez más ágiles en la gestión y al compromiso que tiene la UAO con la sostenibilidad, lo que ha llevado a la Institución a incorporar las mejores prácticas para ser cada vez más efectivos y oportunos en los procesos, reduciendo gradualmente el uso del papel.

Beneficios de la firma electrónica:

• Tiene validez judicial y autenticidad.
• Incorpora mecanismos que aseguran el contenido del documento.
• Permite tener trazabilidad de las acciones realizadas sobre el documento al ser firmado por los destinatarios.
• Contribuye a la agilidad en la gestión de documentos que requieren aprobación.
• Permite control y auditoria en la ejecución del proceso.
• Eliminación de barreras geográficas.
• Gestión centralizada de usuarios.
• No requieren certificados emitidos por entidades externas.
• Disminución en consumo de papel.

Cómo se realiza la firma electrónica en la UAO

Para la implementación de la firma electrónica en la Universidad, se eligió como plataforma a Adobe Sign, a través de la cual se firmarán los contratos por montos superiores a 30 SMLV, contratos laborales y respuestas a requerimientos o trámites ante autoridades administrativas o judiciales.

Adobe Sign fue seleccionado mediante una evaluación liderada por la Dirección de Tecnologías de la Información, en la cual se tuvieron en cuenta aspectos de seguridad, cumplimiento regulatorio colombiano, características funcionales y experiencia en el mercado.

Esta plataforma permite hasta 25 firmantes en un documento, así como la integración con otras herramientas para la gestión de documentos digitales; además, permite firmar usando navegadores y dispositivos móviles, por lo que no es necesario que el usuario realice descarga de archivos.

En el mes de noviembre se realizaron las primeras capacitaciones para los usuarios generadores de los documentos, quienes ya pueden hacer uso de esta herramienta. Posteriormente, se irán incorporando nuevas dependencias, de acuerdo a las necesidades institucionales, por lo que se espera contar con el apoyo de la Comunidad Autónoma en este proceso.

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