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Aclara tus dudas sobre la facturación electrónica

Facturación Electrónica

En la UAO ya facturamos electrónicamente, y gracias a este proceso tenemos una mejor interacción con los usuarios que adquieren nuestros servicios y con nuestros proveedores.

A continuación te presentamos las respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes sobre la facturación electrónica en la Universidad:

Emisión de facturas

PreguntaRespuesta
¿Qué deben hacer los usuarios de los servicios de la UAO para la facturación electrónica? El usuario de nuestros servicios debe proveer un correo electrónico al cual se le remitirá la FE. Para el caso de los estudiantes, una vez se les cree el correo institucional, todas las facturas le llegarán a ese buzón.
¿Se mantiene el proceso de anulación de facturas? No, ahora se generarán notas crédito o notas débito. 
¿Cambia el proceso de facturación de inscripciones pagadas por botón de pagos? Únicamente se adicionaron los datos exigidos por la DIAN para poder enviar la factura, correo electrónico, tipo de identificación tributaria y clase de impuesto. 
¿Cómo es el proceso cuando la Universidad vende excedentes de activos dados de baja a gestores ambientales, teniendo en cuenta que ellos no manejan medios electrónicos? La Universidad debe emitir la factura electrónica.  En el caso que la persona no tenga correo electrónico donde remitirla, se le entrega impresa la representación gráfica en PDF.
¿El usuario podrá revisar el estado de las facturas, mediante la plataforma de Dispapeles?Sí, tendrá acceso para ingresar al portal de Dispapeles, único canal para visualizar la factura electrónica, junto con los anexos y poderla aceptar o rechazar. 
¿Qué sucederá cuando el usuario rechace la factura emitida por la Universidad? Se generará la nota crédito respectiva. 
¿Hay algún lugar de consulta en las páginas de la Universidad para en caso de tener dudas o se requiera compartir esta información? Sí, se encontrará toda la información en la sección de noticias de la página web de la Universidad.

Recepción de facturas

 Pregunta Respuesta
¿Recibir facturas electrónicas es una obligación? Quienes adquieran bienes y servicios y sean facturadores electrónicos están en la obligación de recibir las facturas electrónicas a través de correo electrónico. Los demás adquirentes pueden recibirlas en correos electrónicos o pueden recibir la representación gráfica de la factura electrónica, es decir, la recibirán de forma física. Fuente: DIAN
¿Qué pasa si la Universidad recibe una factura no electrónica? La Universidad sólo podrá recibir las facturas en papel cuando el proveedor no ha ingresado como facturador electrónico, para lo cual, este deberá reportar por escrito al departamento de Aprovisionamiento, indicando la norma o condición tributaria que lo exime de esta obligación. Salvo la mencionada excepción, si se recibe un documento diferente a la factura electrónica, no podrá ser usado como un costo, gasto o impuesto descontable en las declaraciones tributarias por parte de la Universidad.
¿Cómo puedo saber si un proveedor está obligado a emitir factura electrónica? Si es responsable de IVA, será responsable de facturar electrónicamente. Se puede revisar el RUT, ya que este indica si es obligado o no de facturar.
¿Deben hacer facturación electrónica los profesores hora cátedra que tienen ingresos superiores en el año a 3.500 UVT?Si tiene contrato laboral, como es el caso de los profesores hora cátedra, no cuenta ese ingreso como tope de UVT, ya que, el ‘ingreso laboral’ no está obligado a emitir factura. Solo está obligado a facturar, quien por sus servicios como independiente, tiene ingresos o consignaciones iguales o superiores a 3.500 UVT anuales.
¿Una persona natural obligada a facturar está obligada a tener un intermediario tecnológico? No necesariamente, actualmente la DIAN ofrece el servicio de manera gratuita. Puede ver más en: https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/inicio.aspx  
¿La facturación electrónica aplica para proveedores nacionales e internacionales? Los prestadores de servicio desde el exterior sin residencia fiscal en Colombia, no están obligados a facturar electrónicamente.
¿Qué anexos debe remitir el proveedor junto a su factura? La FE debe tener adjunto el documento que dio origen a la misma, bien sea una orden de compra o un contrato, es la única manera para que sea reconocida por el Portal de Recepción de Facturas UAO.
¿Las personas de las diferentes dependencias tendrán acceso a la información de la factura por si alguno de los proveedores se comunica con alguna inquietud o para hacer seguimiento? Sí, las personas encargadas del manejo administrativo o de la gestión de facturas en cada dependencia, tendrán posibilidad de ingresar al Portal de Recepción de Facturas, para hacer el seguimiento respectivo de la misma.
Entonces, ¿a partir del primero de noviembre de 2020 los tiquetes de maquinas POS que presenten los colaboradores para legalizar gastos de viáticos no se podrán recibir? A partir del primero de noviembre de 2020, el sistema POS no sirve como soporte para efectos fiscales y contables, por tanto quien vaya a un sitio debe pedir factura a nombre de la Universidad. (Revisar instructivo de caja menor y topes).
¿Cómo se manejaría el rubro de transporte de las comisiones,  que hasta ahora se ha manejado con recibos de caja menor? Tanto el tiquete de transporte de pasajeros como el documento expedido para el cobro de peajes es considerado como documento equivalente y por tanto se puede recibir. El departamento de Contabilidad generará el documento soporte cuando quien presta el servicio es una persona natural nacional o extranjera no obligada a facturar, para ello se debe solicitar los datos básicos del tercero (nombre completo y numero del documento de identidad).
Los recibos para legalizar gastos ¿siguen quedando como un ingreso del colaborador? Si el soporte se diligencia a nombre del colaborador sí, si se diligencia a nombre de quien prestó en realidad el servicio, el registro quedara a nombre del mismo.  
Si el prestador de servicio y vendedor del bien factura con IVA ¿obligatoriamente debe presentar FE? Sí.

Si quieres conocer más sobre la facturación electrónica en la UAO, ingresa aquí.

Informes:
Dirección Financiera
Correo electrónico: [email protected]

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